O e-mail surgiu em 1965 e atualmente é uma unanimidade, mas ao mesmo tempo se tornou o maior problema do mundo corporativo. As pessoas usam muito mal o correio eletrônico. São e-mails incompletos, excesso de mensagens, cópia para todos, spams entre outros problemas que fazem desta ferramenta um dos maiores ladrões de tempo.
A indústria fala que o e-mail deve morrer nas próximas décadas, sendo substituído por outras opções mais eficientes e modernas. Isso não quer dizer que você precisa esperar o fim do e-mail para começar a ser mais produtivo. Existem diversas alternativas para serem utilizadas pela sua equipe que podem reduzir o volume de mensagens e aumentar a colaboração. Aqui vão algumas opções de fácil implantação na sua equipe.
1 - Planilha Colaborativa
Uma das principais utilizações do e-mail é para a distribuição e follow up de tarefas. Esse é também o principal motivo de urgências e esquecimentos, pois em geral esses e-mails se misturam na entupida Caixa de Entrada e fica difícil de organizar e planejar essas demandas.
Uma forma de reduzir seus e-mails e melhorar a gestão de atividades do time é ter uma planilha compartilhada entre todos os membros do grupo para delegar atividades. Esta planilha deve conter: o que deve ser feito; responsável; data de entrega e a prioridade.
A equipe deve se acostumar a abrir a planilha pela manhã e mantê-la sempre atualizada. É simples e eficiente, organiza demandas e diminui a necessidade de reuniões de alinhamento. O grupo só precisa de um esforço no começo para comprar a ideia e usar com frequência.
2 – Skype e Messenger
A utilização de comunicadores no ambiente de trabalho é outra boa alternativa para aumentar a produtividade. A equipe pode usar as soluções públicas e gratuitas como Skype, Messenger ou alguma solução privada para uso interno apenas.
Quando bem aplicadas essas ferramentas são ótimas para evitar e-mails e agilizar a comunicação. Claro que isso exige um treinamento de boas práticas e que tudo seja logado, evitando assim o uso exagerado.
3 - Intranets
Apesar de estarem sendo pouco faladas nos últimos tempos, as intranets devem voltar com força total na luta para diminuir os e-mails. É o tipo de investimento que tem um bom retorno na melhoria da comunicação.
Existem diversos recursos que a Intranet pode contribuir na substituição de e-mails. Uma boa ideia é sua utilização para publicação de perguntas frequentes. Repare quantas vezes você usa seu e-mail para responder perguntas que já respondeu dezenas de vezes.
Se essas perguntas estivessem em um local onde as pessoas pudessem pesquisar respostas o ganho de tempo seria maior. Além desse recurso, existem fóruns, publicação de vídeos e de procedimentos que ajudam a equipe a se “autoadministrar”.
4 - Software de colaboração
Há softwares específicos para aumentar a colaboração do time que podem revolucionar toda a empresa e a gestão das equipes. Eles reúnem todos os recursos mencionados acima e muitos outros que gerenciam metas e projetos, além de fazer uma gestão estruturada de processos.
Apesar de exigirem esforço inicial de implantação, quando enraizados na cultura, o retorno sobre o investimento compensa muito. Dê uma olhada em produtos como SharePoint, Neotriad, Basecamp.
5 – O bom e velho telefone
E por último, um grande guerreiro na luta pela redução de e-mails na empresa, é sem dúvida, o telefone. Nada como falar com alguém em vez de se esconder atrás de mensagens. O uso do telefone deve ser estimulado para assuntos urgentes e complexos, que geralmente não conseguem ser bem resolvidos por e-mail.
O e-mail ainda demora a morrer, mas você pode começar desde já a ajudar a equipe a ser muito mais produtiva com outras ferramentas. Vale pensar como aplicar essas e outras estratégias na sua equipe e evitar o roubo do tempo talentoso de seus colaboradores.
Fonte: Divulgação
