Passo 1: Determine o que pode dar errado
A primeira coisa que deve ser feita é uma avaliação de risco ou vulnerabilidade. Esse processo identificará o que pode dar errado e quais serão os efeitos em seu negócio caso algo aconteça. A análise também deixará mais claro como é possível minimizar a exposição da sua empresa ao risco. Durante a avaliação tenha em mente alguns pontos:
# Aprenda as ameaças e riscos que seu negócio oferece. Ameaças podem ser qualquer coisa que pode acontecer com seus funcionários como processos, reputação ou algum problema de infra-estrutura, além de ameaças naturais como furacões, tecnológicas, como máquinas quebradas e humanas, como roubo.
# Depois de identificadas determine o quanto sua companhia é vulnerável a elas. Quão confiável é seu sistema de backup em caso de falta de energia? Seus empregados estão treinados caso um incêndio aconteça? O seu sistema de segurança identifica ou impede um funcionário de roubar? Determine quais áreas são mais vulneráveis e quais medidas devem ser tomadas para protegê-las.
# Depois disso, é necessário priorizar e classificar quais podem ser as ordens de frequencia de ameaças. Enumere o quanto custaria para sua empresa lidar com máquinas quebradas ou roubo e assim por diante. Dessa forma, você terá uma exposição de quanto vale cada risco para a companhia e analisará qual é o que deve se proteger primeiro.
Passo 2: Desenvolva um plano
Um plano de emergência escrito com cada procedimento que deve ser tomado em cada ameaça é importantíssimo. Alguns componentes do plano estarão previstos em lei, regulamentos ou boas práticas de negócio, por exemplo, o plano de evacuação de edifício será baseado no treinamento do corpo de bombeiros.
Há uma série de formas de criar um plano de emergência, no entanto, todos os planos devem ter alguns elementos básicos:
# Crie uma lista com nomes, cargos e departamentos e determine quem ficará responsável por monitorar cada ação.
# Nomeie pessoas responsáveis por avaliar o grau de risco à vida e propriedade. Elas devem notificar todo tipo de emergência.
# Especifique instruções para desligar equipamentos e processos de produção.
# Determine um ponto de encontro fora da instalação para se encontrar no caso do prédio precisar ser evacuado.
# Crie procedimentos para os funcionários responsáveis por desligar os procedimentos, no caso de precisar evacuar as instalações.
# Especifique horários para prática e verifique os equipamentos que os funcionários responsáveis pelas operações de salvamento precisarão usar.
# Determine um meio de comunicação eficaz para comunicar sobre incêndios ou outras emergências.
# Não se esqueça que todos os procedimentos devem ser documentados.
Passo 3: Esteja pronto para responder
Depois de ter um plano básico para emergência é preciso contar aos seus funcionários. Certifique-se de que eles saibam o que é esperado de cada um deles em caso de qualquer tipo de necessidade. Dê a oportunidade de eles ensaiarem o plano e conversarem sobre o assunto. Nenhum plano é perfeito, portanto esteja aberto a críticas e sugestões dos trabalhadores.
Compartilhe também seus protocolos de resposta, evacuação e etc com bombeiros locais, departamentos de polícia e apoio ao serviço de emergência médica. Quando os órgãos estão informados do plano com antecedência eles ficam mais preparados para ajudar.
Algumas outras áreas de treinamento podem contribuir para facilitar o procedimento de emergência e proporcionar retornos na reputação empresarial:
# Desligamento de equipamentos de emergência
# Procedimentos de notificação de emergência
# Procedimentos de evacuação de edifícios
# Uso de extintor
# Primeiros socorros
# Respiração cardiopulmonar
O treinamento é uma parte importante e barata que pode salvar muitas vidas. Ao fazê-lo da maneira adequada é possível prevenir situações de emergência de virar algum desastre.
Passo 4: Vá aos negócios
Uma vez que você implementou os passos anteriores é preciso pensar em um plano de como se recuperar caso algumas das ameaças aconteça. Algumas perguntas que devem ser respondidas são:
# Onde você encontrará um novo lugar para trabalhar?
# Onde você encontrará equipamentos para repor os perdidos ou danificados?
# Quem vai ajudar a limpar as instalações depois de algum acidente?
# Como será possível recuperar dados críticos?
# Existe algum programa para ajudar sua empresa?
É importante também pensar como voltar de uma forma rápida para o mercado. Lembre-se que não há nenhuma maneira para garantir que seu negócio vingará mesmo depois de sofrer algum incidente. Planeje-se com antecedência para estar preparado e ter um negócio resistente.
